Cuando pensamos en un modelo de compliance, una de las primeras preguntas que aflora, sobre todo en las grandes organizaciones, es cómo detectar que se están produciendo irregularidades. La prevención es el mejor camino, pero todos sabemos que no es suficiente. Obviamente, ni el órgano de cumplimiento ni el propio órgano directivo pueden vigilar constantemente a todos los empleados de la empresa para evitar que se lleven a cabo acciones indeseables o irregulares. Por ello, es necesario contar con un medio eficaz a través del cual todo el personal de la empresa pueda poner en conocimiento de los responsables cualesquiera incumplimientos o actuaciones ilícitas que detecte, existiendo además la obligación legal, para todos los miembros de la organización, de denunciar tales hechos, en virtud del vigente artículo 31 bis del Código Penal. Y ese medio eficaz no es otro que el canal ético o canal de denuncias.
A través del canal ético no sólo se da cumplimiento a la obligación antedicha, sino que se fomenta que los empleados denuncien aquellas acciones irregulares y peligrosas que detecten durante el desempeño de sus funciones, de forma totalmente confidencial, pues elimina o reduce el temor a sufrir represalias por parte de sus superiores. Dependiendo del tamaño de la organización, el canal de comunicación puede gestionarse desde el órgano interno de cumplimiento normativo, lo que suele ser habitual en las grandes multinacionales, o externalizarse para evitar la necesidad de contar con personal dedicado íntegramente a esa función. Esta última opción genera además una mayor confianza en el personal de la empresa sobre la imparcialidad y anonimato del sistema, y por tanto aumenta su uso y efectividad.
Así, tenemos que la primera función que cumple un canal ético es la de servir de soporte al modelo de compliance en la medida en que facilita la denuncia y posterior investigación de los incumplimientos, pero ésta no es la única. Efectivamente, el canal ético o de denuncias cumple otras funciones esenciales: por un lado, sirve de medio para que el personal de la empresa formule dudas acerca del modelo de compliance y sus normas y, por otro, se encarga de analizar las denuncias recibidas y, en su caso, abrir expediente para iniciar una investigación. Así, en lo que respecta a la función consultiva, los empleados podrán plantear las dudas que tengan acerca de sus propias funciones y las de sus responsables o subordinados, y los gestores del canal resolverán tales cuestiones atendiendo a los términos y diseño del programa de cumplimiento normativo.
Por su parte, en cuanto al análisis de las denuncias recibidas, lo más habitual será que los encargados de recibir la denuncia realicen un primer examen de la misma para determinar la gravedad de los hechos denunciados, así como la credibilidad de los mismos y el grado de veracidad que a priori se desprende. Una vez realizado este primer estudio, se decidirá si la denuncia debe ser archivada (por ejemplo, por tratarse de una conducta que no constituya infracción) o si debe iniciarse el procedimiento de investigación. Es preciso recordar que la fase de investigación deberá respetar siempre la confidencialidad del denunciante, preservando su identidad, y llevarse a cabo con la máxima cautela y discreción posible para evitar escándalos en la organización que puedan tener consecuencias desastrosas, así como para evitar que el autor del supuesto delito pueda ocultar o destruir pruebas de su actuación ilícita, lo que perjudicaría en última instancia a la organización y sus máximos responsables. En lo que respecta a los encargados de llevar a cabo la investigación, dependerá también del tamaño de la organización, pudiendo existir un órgano específico en el caso de grandes compañías transnacionales, o estar externalizado en los propios responsables del canal ético, en otro tipo de empresas. La externalización de la gestión de la investigación no solo ahorrará costes y tiempo de personal de la compañía, sino que garantiza la máxima objetividad y rigurosidad en el procedimiento, al tiempo que favorece que el tratamiento de la información obtenida a través del canal, delicada per se, quede en un ámbito restringido.
Como se observa, el canal ético es una pieza fundamental en el engranaje de un modelo verdaderamente eficaz de compliance, ya que supone un medio imprescindible en la detección de los posibles incumplimientos por parte de empleados (e incluso directivos) de la compañía, y que puede afrontar, adicionalmente, el desarrollo de las investigaciones posteriores a las denuncias. Para cumplir estas funciones será necesario que el canal ético sea diseñado de forma personalizada para cada organización, atendiendo a su actividad y tamaño, cuidando que las vías de comunicación sean suficientes y, al mismo tiempo, delegando la gestión del canal en el órgano más adecuado en función de las características de la compañía.
Por todo ello, la alternativa que más confianza y efectividad ofrece es aquella en la que el diseño, gestión y mantenimiento del canal ético, así como del estudio de las denuncias o reclamaciones que pudieran interponerse y del desarrollo de las posteriores investigaciones que sea necesario iniciar, sea encomendada a un equipo profesional e independiente, con amplios conocimientos cruzados, que pueda garantizar en todo momento que el canal y su gestión respondan a las necesidades específicas de cada organización, y a las exigencias del modelo de prevención implantado.
