Dentro de cada organización comprometida con el cumplimiento normativo deberá estar asignada la supervisión de las funciones de Compliance a una o varias personas. Así, la función de Compliance podrá estar atribuida a una sola persona, el Compliance officer, o a un órgano o comité de cumplimiento.
La configuración de la función de cumplimiento dentro de la organización variará dependiendo de cada empresa; a la hora de definir cuál va a ser la estructura y composición de un departamento de Compliance es necesario atender a su estructura, tamaño, sector de actividad, organización interna, recursos de la empresa, etc.
No obstante su estructura, es imprescindible tener en cuenta algunos factores respecto a su posición en el organigrama general de la empresa que podría condicionar la efectividad del modelo, entre otros:
- Línea de dependencia: las relaciones de dependencia jerárquica o funcional dentro de la empresa pueden afectar la independencia de la persona/personas encargada/s de la función de cumplimiento, por lo cual, deberá tenerse especial atención a este aspecto.
- Posición jerárquica: la posición jerárquica del responsable/s de la función de cumplimiento deberá ser apropiada para que dicha función cuente con la autoridad necesaria para el buen desarrollo de sus labores dentro de la organización.
- Conflicto de interés: deberá establecerse pautas para la gestión de esos posibles conflictos que pueden afectar a las personas que internamente se han determinado responsables del cumplimiento.
Hasta aquí, y sobre el papel todo parece estar claro, el problema se presenta en su aplicación práctica. Si ya en las empresas de gran tamaño y no faltas de recursos puede suponer algunas dificultades, e incluso dar lugar a pequeñas crisis corporativas, la problemática de trasladarlo a pequeñas empresas de estructura tradicional y no sobrada de recursos puede suponer un auténtico reto, que precisa de un gran conocimiento sobre la estructura organizativa y psicológica de este tipo de organizaciones.
Lo habitual es que la función de cumplimiento recaiga sobre una o varias personas de la empresa que ya venían desempeñando funciones diferentes, relacionadas o no, a la de cumplimiento; es decir: en las pequeñas y medianas empresas, la función de vigilancia del sistema de cumplimiento normativo, o Compliance Officer, recae normalmente en alguna de las personas que ya tienen responsabilidades directivas. De entre dichos perfiles, suele ser habitual que dicha responsabilidad sea encomendada a posiciones como la del director del departamento financiero, o el responsable de recursos humanos.
Lo complejo del tema radica en que una vez que “los elegidos” asumen la responsabilidad de control interno van a tener que actuar representando varios roles diferentes a la vez.
Imaginemos el caso (real) de una persona que anteriormente venía desempeñando en una organización las funciones de responsable de RR.HH. y que, posteriormente, se le considera la persona idónea para hacerse cargo simultáneamente de las funciones del responsable interno de cumplimiento. En este supuesto, el individuo deberá ser muy consciente de en el ejercicio de qué funciones se encuentra actuando o, por decirlo de otro modo, “qué traje lleva puesto” en cada ocasión. Si la actuación concreta corresponde a sus funciones como responsable de RR.HH. deberá ser consciente de la posición jerárquica que le corresponde, los límites, las responsabilidades, etc. De otro lado, si la actuación corresponde al ejercicio de sus funciones como responsable de cumplimiento o Compliance Officer deberá ejecutarla de forma totalmente diferente pues de nuevo los límites, responsabilidades y posición jerárquica que le corresponden también lo serán. ¿Y en los supuestos en que ambos departamentos tuvieran que actuar de forma conjunta?, por ejemplo, respecto a un incumplimiento laboral de carácter grave que genere un riesgo para la empresa…Como se puede deducir, la cuestión no es banal y por eso es imprescindible que el sistema esté bien diseñado y cuente con un plan de formación amplio y de calado dirigido a los responsables de su vigilancia y cumplimiento.
Por lo tanto, habrá que analizar minuciosamente las características de cada organización y establecer la opción (órgano unipersonal o colegiado) que mejor se adapte a su realidad.
